Perhatikan Hal Ini Sebelum Meeting Bersama Klien di Tengah Pandemi

Last update on .

Masa pandemi tentu mendorong banyak orang maupun perusahaan untuk mengubah tatanan hidup selama beraktivitas. Hal tersebut juga berpengaruh ketika ada sejumlah perusahaan yang harus mengadakan meeting dengan klien saat era new normal ini berlangsung. Walaupun begitu, ada banyak aspek yang harus diperhatikan kalau ingin melaksanakan meeting di saat-saat seperti ini. Karirgogo.com telah menyiapkan sederet tips yang dapat diterapkan jika harus meeting dengan klien.

 

Sterilkan barang di ruang meeting

 

Permukaan meja atau ponsel dan objek lainnya yang ada di kantor harus dibersihkan menggunakan disinfektan secara rutin. Karena mungkin saja permukaan tersebut sudah terkontaminasi virus COVID-19. Dengan membersihkannya secara rutin, maka Anda dapat mengurangi risiko penularan virus di ruang meeting. Siapkan hand sanitizer dan alat pembersih lainnya di setiap ruangan. Jika Anda harus menghadiri meeting di luar kantor, pastikan dengan pihak klien bahwa ruangan yang akan digunakan sudah diberi disinfektan.

 

Berikan softcopy materi

 

Saat meeting, mungkin biasanya Anda akan memberikan kertas berisi proposal atau materi meeting kepada klien. Lamgkah pertama untuk meeting dengan klien saat new normal adalah memberikan materi dalam bentuk softcopy. Di tengah pandemi seperti ini, Anda harus melakukan apapun untuk mengurangi risiko tertular atau menularkan virus ke orang lain. Dengan begitu, mereka bisa mempelajari materi dan mencari apa yang ingin ditanyakan atau didiskusikan secara langsung.

 

Buat agenda sebelum meeting

 

Selanjutnya adalah dengan membuat agenda dari jauh hari. Tuliskan di jadwal mengenai apa saja yang ingin dibahas, apa yang mungkin akan dibahas, dan berpegang teguh pada panduan tersebut. Karena kalau tidak, pembahasan meeting bisa melebar ke mana-mana dan menjadi kurang efektif.

 

Membawa alat makan pribadi

 

Bawalah alat makan dan minum sendiri. Baik itu untuk digunakan di kantor Anda, kantor klien, atau kedai kopi di luar, usahakan untuk membawa alat makan dan minum sendiri. Selain hand sanitizer, tempat minum dan sendok atau garpu adalah salah satu barang yang wajib dibawa. Meskipun sudah dicuci, jangan mempertaruhkan kesehatan dengan menggunakan sendok dan garpu yang sudah digunakan oleh orang lain sebelumnya.

 

Pastikan kesehatan semua pihak

 

Memastikan kesehatan semua pihak juga dapat dilakukan sebagai langkah preventif dalam menghindari penyebaran virus. Kantor Anda dapat menggunakan termometer tembak yang biasa digunakan di ruang publik untuk mengecek suhu. Jika ada anggota tim klien yang sakit atau merasa tidak enak badan, Anda dapat meminta mereka untuk ikut meeting melalui video conference saja. Untuk anggota lainnya yang sehat, tetap gunakan masker kain untuk mencegah penyebaran virus. Jika ingin melakukan presentasi, Anda dapat menggunakan face shield agar bicara lebih jelas dan peserta meeting dapat melihat gerak bibir.

 

Batasi jumlah anggota meeting

 

Pastikan bahwa jumlah anggota meeting tidak begitu banyak. Kapasitas ruangan dan jumlah orang yang akan mengikuti meeting wajib dipertimbangkan. Pasalnya, harus terdapat jarak antara satu orang dan yang lainnya. Ruangan indoor dengan aliran udara yang sedikit dapat meningkatkan penularan virus. Pastikan juga bahwa tidak ada anggota meeting yang bepergian ke luar kota atau tempat ramai dalam dua minggu belakangan.