Bukan Sekadar ‘Halo’, Ini Etika Menjawab Telepon di Kantor
Bukan Sekadar ‘Halo’, Ini Etika Menjawab Telepon di Kantor

Last update on .

Walau ini bukanlah sebuah pengetahuan yang diberikan kepada kamu saat pertama masuk kerja, menjawab telepon di kantor sebenarnya memiliki etika tersendiri. Apalagi jika kamu termasuk seorang fresh graduate, mungkin kamu hanya berpikir saat mengangkat telepon cukup dengan sekadar mengucapkan ‘halo’ dan bertanya keperluan si penelepon. Padahal saat kamu menjawab telepon tersebut, kamu merepresentasikan kantor dan cerminannya berasal dari tutur katamu.

Karena alasan di atas, menjawab telepon di kantor membutuhkan etika yang tepat. Selain itu, telpon kantor juga merupakan media yang menghubungkanmu dengan calon konsumen atau bahkan klien. Jadi bila terbiasa dengan ucapan yang tepat, maka kamu akan terbiasa menunjukkan profesionalitas saat mengangkat telepon. Berikut ini tips untuk menjawab telepon di kantor yang dilansir dari Thebalancecareers (8/4/2019):

1. Ucapkan Nama dan Posisimu

Ketika menjawab telepon di kantor, kamu harus mengidentifkasikan dirimu serta posisi dan dari perusahaan apa. Ini penting agar si penelepon mengetahui dengan siapa dia berbicara. Jika panggilan tersebut disambungkan oleh resepsionis ke telepon di mejamu, maka kamu tinggal mengucapkan nama serta departemen tempatmu bekerja.

2. Selalu Jaga Sopan Santun

Seperti yang sudah dijelaskan, saat kamu menjawab telepon di kantor maka kamu merepresentasikan perusahaan. Karena itu sangat penting untuk kamu selalu menjaga sopan santun, tanpa peduli siapa yang ada di ujung telepon. Jadi jangan lupa selalu jaga intonasi serta tutur katamu.

3. Fokus

Walau kamu sedang dikejar deadline atau tengah menulis email untuk klien, ada baiknya untuk fokus saat menjawab telepon di kantor. Karena konsentrasi yang terpecah bisa memicu tidak tersampaikannya pesan yang ingin diutarakan oleh si penelepon. Bahkan bisa saja kamu terpacu emosi karena kamu mengangkat telepon sambil mengetik email dan akhirnya malah salah kirim.

4. Jangan Membuat Penelepon Merasa Tersesat

Hal yang paling lumrah saat kamu mengangkat telepon di kantor adalah panggilan itu bukan ditujukan Untukmu. Tetap jaga profesionalitasmu dan berusaha bantu si penelepon. Bisa saja si penelepon hendak menghubungi seseorang yang berbeda departemen denganmu. Jika ini terjadi maka kamu jelaskan bahwa kamu akan mengalihkan telepon itu ke departemen yang dituju oleh si penelepon beserta alasannya.